Aktuell information är nyckel för föreningens framgång

jenniahlstedt Aktiviteter, JCI i Sverige, JCI Stockholm

Har du hört talas om en förening som organiserar världens finaste evenemang med uppskattade keynotetalare, nya idéer om roliga samhällsprojekt där medlemmarna hade kunnat lära sig ledarskap och andra värdefulla kunskaper – men att det inte kommer folk till föreningens evenemang?

Alla kände inte till vad som skulle hända, var eller när: ”Ja, jag hade gärna velat vara med, men jag visste inte.” Eller om informationen kommer ut för sent är många redan bokade för något annat. Oavsett vilket blir resultatet detsamma – utmärkta idéer, men inget resultat.

Att aktuell och relevant information sprids är jätteviktigt. Detta gäller inte bara i ideella föreningar som JCI utan såväl i yrkeslivet som privatlivet. Men genom JCI får man praktiskt lära sig om marknadsföring och ta ansvar för att vi syns och att våra egna medlemmar är uppdaterade om vad som händer. Jag har i år åtagit mig att hjälpa JCI Stockholms styrelse med informationssaker och marknadsföring för att jag vill lyfta JCI Stockholm tillbaka till den nivå av framgång som jag vet att vi kan uppnå. Om ett år vet vi hur det fungerade, så stay tuned och följ med!

Jennis tips till dig som också tycker att det är viktigt att veta i tid vad som kommer att hända:

  • Lokala styrelser (med medlemmar och senatorer) ska planera aktiviteter i tid, så att information om datum kan gå ut till och med tidigare än en månad före evenemanget. Ju större evenemang, desto tidigare bör planeringen inledas. –> Datum ut minst en månad innan evenemanget.
  • Klockslag, plats, kontaktperson och mer om innehållet går bra att komplettera med senare. Kom ihåg att alltid ha en ansvarig för varje evenemang (och det behöver inte alls vara lokalpresidenten eller någon styrelseledamot).
  • I början av året är det bra att planera hela årets kommunikationsstrategi med riktlinjer och kalendarium där man i förväg bestämmer vad som ska kommuniceras och när. Använder ni nyhetsbrev? Det är rekommenderat att deadlines sätts redan nu för att tillse att relevant information publiceras i tid enligt plan. Kommunicera också ert kalendarium till alla medlemmar, senatorer, alumner och nationella styrelsen så att de i god tid innan kan se vilka utskick det kan vara relevant för dem att bidra med information till. Vilka kommunikationskanaler finns och ska användas? Vad är deras respektive ändamål? Hur når vi våra medlemmar, senatorer, alumner och nya potentiella intressenter som kan bli medlemmar?
  • Samla anmälningar så att arrangörer vet hur många stolar, hur mycket kaffe och fikabröd m.m. som kommer att behövas. Anmälningar kan tas in t.ex. via intranätets kalendarium, Facebook-evenemang, Meetup-events eller på annat vis. Det finns säkert någon bland lokalföreningens medlemmar som kan lära dig mer om dessa funktioner, om du inte vet hur de fungerar (jag hade själv ingen aning om hur man gjorde detta först!).
  • Använd olika kanaler för information för att alla kanske inte följer just den kanalen som du själv använder eller tycker är bäst. Webbsida, nyhetsbrev, e-post, vanlig post, live presentation i tidigare evenemang, flyers, pressmeddelande, Google-kalender, Facebook-sida, Facebook-grupp och Facebook-event, Meetup, Instagram, Twitter, Slack osv… Efter att inledningsvis använt en bredare ansats i ditt val av kanaler hittar du säkert så småningom det bästa upplägget för hur just din publik nås mest effektivt.
  • Använd bilder! En bild gör alltid ditt meddelande mer intressant och folk läser typiskt sett ditt meddelande mer noggrant om det innehåller bilder.
  • Kom ihåg att kolla om evenemanget är öppet bara för medlemmar, intressenter, senatorer, alumner eller också till partners, potentiella nya medlemmar osv; kanaler måste också väljas för rätt publik. Om allt ni har för marknadsföring är en stängd medlemsgrupp på Facebook, saknas anledning att undra varför ingen ny medlem kommer med…
  • På samma tema kan erinras om evenemang som är ”bara för medlemmar”, kom ihåg att ni har stödmedlemmar mycket nära till basgänget – senatorer, alumner och kanske samarbetspartners som med små bidrag eller råd kan göra mycket nytta för ditt evenemang. Erbjud mötesplats eller fika, bli föreläsare eller tränare – oavsett vilket är nätverkande otroligt viktigt så kom ihåg att bjuda in alla!
  • Nu i början av året kan man också börja undersöka vilka tidigare medlemmar som kanske har fått förändrad livssituation och kan ha tid och engagemang över för JCI igen. Eller någon över 40 år som kanske bara väntar på ett meddelande ”Hej, välkommen med som alumn!” och hos samarbetspartners finns kanske medarbetare i lämplig JCI-ålder… Potentiell ny medlem? Bjud in dem till ett evenemang så får ni veta!
  • Påminn om evenemanget regelbundet. Ett meddelande vid ett tillfälle i olika kanaler är tyvärr inte tillräckligt. Vi lever i ett konstant flöde av information så ett enskilt meddelande kan lätt missas eller glömmas bort lika fort som det kom. Påminnelser kan med fördel schemaläggas i förväg att skickas ut då evenemangets arrangörer ofta är upptagna med annat dagarna innan evenemanget och särskilt timmarna innan evenemanget!
  • Så länge din förening inte har nått en alltför stor publik den senaste tiden behöver du inte direkt fråga dig hur mycket som är för mycket marknadsföring och informationsspridning. När ni måste boka stadens största kongresscenter för ett månadsmöte, då får vi fundera på om det ändå var för mycket… 🙂
  • Vad händer när evenemanget är på gång? Dagens teknik och sociala medier ger oss möjlighet att dela vårt månadsmöte med hela världen. Bekanta er med Facebook Live till en början och glöm inte att använda #hashtags när ni uppmuntrar deltagare att dela bilder och citat från händelser. Glöm inte att också ta bilder! Vill vi att våra evenemangen ska en särskild profil? Var syns JCI-logotypen? Klär sig alla i sina JCI-nålar under evenemanget? Om partners är med – vad har vi lovat till dem? Roll-ups, logotypens design i PowerPoint-material, utdelat material till alla deltagare… Kom ihåg att också dokumentera evenemanget när det pågår genom att exempelvis ta bilder eller filma korta filmsnuttar för att användas i marknadsföring av evenemanget i efterhand.
  • Efter evenemanget – vad gjorde vi? Vilka var på plats? Hurdana lösningar använde vi? Vilka beslut togs? Vem vann? Var maten god? Vem skrattade mest? Vad lärde vi oss? Ska vi skriva ett blogg-inlägg, pressmeddelande, notis på Facebook-sidan osv… Det ser väldigt snyggt ut med en välgjord liten slutrapport av evenemanget att skickas ut också till dem som inte kunde delta denna gång – ”synd att du missade det, vi hade jätteskoj!” Sådant meddelande skapar förhoppningvis känslan att: ”Nu missade jag något. Nästa gång vill jag vara med!”

Vill slutligen önska oss alla lycka till med informationsspridning i år och hoppas vi får höra om och ses vid många JCI-evenemang framöver! Tack så mycket Simon Boson från JCI Göteborg för korrekturläsning! Det är en sak jag behöver hjälp med fortfarande 🙂

Med vänliga hälsningar, Jenni Ahlstedt, stolt medlem av JCI Stockholm

(Lite om min bakgrund från informationsroller i föreningar: PatrullLedare-tidningens reporter i Finlands Scouter 1998-2007, Otawa-scoutmagasinets chefredaktör 1999-2000 och 2005-2006, lokal informationsansvarig och lokal sekreterare för JCI Ylöjärvi 2009, nationell informationsansvarig för JCI Finland 2013. I arbetslivet: Tammerfors stadstidning Tori; marknadsföringssekreterare, trafiksekreterare, medieassistent och redaktörens sekreterare 2007-2012 samt ESR (EU-finansierad) projekt HOPE 2 för att sprida entreprenörskap till finska yrkesutbildningen; nätverksinformatör 2009).